Schriftverkehr / Briefe / Dokumente8

Wie kann ich eine bereits gedruckt Rechnung noch einmal aufrufen?

Um eine bereits gedruckte Rechnung noch einmal durcken zu können, öffnen Sie bitte zuerst Ihre Projektverwaltung
und suchen dann links unter dem Reiter "Projekt suchen" nach der gewünschten Rechnungsnummer.

Nachdem Sie das Projekt geöffnet haben, öffnen Sie nun bitte das Baustellenkonto.

Hier werden Ihnen nun sämtliche Rechnungen, Aufträge, Angbote, etc. angezeigt.
Zu der jeweiligen Position wird Ihnen unten auch eine pdf Datei angezeigt, womit Sie Ihre Rechnungen
beliebig oft neu ausdrucken können.

Wie kann ich einen projektbezogenen Brief verfassen?

Um einen Projektbezogenen Brief zu verfassen öffnen Sie bitte zu erst Ihren Korrespondenz-Manager und suchen unter "Projekt suchen" entweder nach dem Kunden, oder nach der Projektnummer.

(Tipp: Wenn Sie bereits in der Projektverwaltung oder Adressverwaltung sind, können Sie dort oben rechts auch einfach
auf den Korrespondenz-Manager klicken, denn alle Projekte sind untereinander Verknüpft. Dies bedeutet außerdem,
dass Sie z.B. von der Projektverwaltung aus in den KM gehen, Sie nicht extra noch einmal das Projekt suchen müssen.
Das Programm wechselt automatisch von dem aktuellen Projekt zu der Korrespondenz des Projektes!)

Klicken Sie nun in dem Fenster mit einem Rechtsklick auf den gewünschten Ordner, in dem der Brief verfasst werden soll
und wählen Sie "neuer Brief".

Es öffnet sich nun folgendes Fenster: "Projekt suchen" entweder nach dem Kunden, oder nach der Projektnummer.

Um es etwas übersichtlicher zu gestalten, haben wir die einzelnen Felder nummeriert und werden diese nun Schritt
für Schritt durchgehen und erläutern.

1. Je nachdem wie viele Mandanten Sie hier eingestellt haben, müssen Sie hier Ihre Firma, oder die gewünschte Firma aussuchen.
2. Bei Feld 2. können Sie dem Dokument einen bestimmten Ansprechpartner zuordnen. Diesen müssen Sie allerdings voher auch in der Adressverwaltung angelegt haben. (sehen Sie hierzu Stammdaten8 - Wie kann ich einen neuen Ansprechpartner erfassen?) Dieser wird dann einmal im Adressfeld angezeigt und die Briefanrede wird hier angepasst.
3. In diesem Feld wird der Betreff übernommen. Das Programm übernimmt hier automatisch die Bezeichnung des Projektes, kann aber auch manuell angepasst werden. Das Feld Betreff ist ein Pflichfeld und MUSS ausgefüllt werden, da Sie sonst unten nicht auf OK klicken können.
4. In disem Feld können Sie zusätzlich noch eine Beschreibung einfügen. Dies ist allerdings nicht notwendig und brauch nur bei persöhnlicher Vorliebe ausgefüllt werden.
5. in den nächsten vier Feldern können einmal der Projektleiter und der Vorarbeiter angegeben werden. Der Bearbeiter und das Zeichen werden automatisch eingetragen und sind abhängig von dem jeweiligen Benutzer, welcher das Programm gerade nutzt. Der Bearbeiter erscheint außerdem noch auf dem Dokument als Ansprechparnet, kann aber bei Bedarf auch noch manuell im Dokument geändert werden.
6. unter diesem Punkt können Sie, falls Sie im Programm Firmenpapier hinterlegt haben, dieses auf den Dokumenten mitdrucken lassen. Beachten Sie jedoch: Wenn in Ihrem Drucker bereits Firmenpapier liegt, wird das Logo noch einmal auf Ihr Firmenpapier gedruckt! Diese Funktion ist zum Beispiel Sinnvoll, wenn Sie das Dokument per E-Mail verschicken wollen und trotzdem das Firmenpaier nutzen möchten.
7. Hier wählen Sie nun die gewünschte Vorlage aus. Diese haben Sie zuvor in den Einstellungen8 hinterlegt.
8. Durch den rechtsklick auf den Briefe Ordner wird hier automatisch der Ordner Briefe angezeigt. Sie können diese dann aber auch mit einem doppel-Klick auf einen anederen Ordner ändern.
9. Hier wird Ihnen noch einmal die Briefanrede gezeigt. Diese wurde beim Anlegene des Kunden/Ansprechpartners bereits festgelegt.
10. Sollten Sie alle Pflichtfelder nun ausgefüllt haben, können Sie nun auf den OK Button klicken und es öffnet sich ein Word-Dokument. → sollte das Feld jedoch nicht deutlicher werden, überprüfen Sie bitte ob Sie alle Pflichtfelder ausgefüllt haben. Liegt es daran nicht, Klicken Sie bitte oben noch einmal auf Adresse oder Ansprechpartner und wählen den Kunden/Ansprechpartner noch einmal aus. Damit sollte das Problem behoben sein.

Es öffnet sich nun folgendes Word-Dokument: "Projekt suchen" entweder nach dem Kunden, oder nach der Projektnummer.

Hier können Sie nun nach belieben Ihr Dokument verfassen und über drucken ausdrucken.
Sind Sie fertig mit Ihren Dokument, schließen Sie wie gewohnt oben rechts das Dokument mit "X" und es öffnet sich folgendes Fenster: "Projekt suchen" entweder nach dem Kunden, oder nach der Projektnummer.

Hier können Sie noch einmal wählen, ob der Vorgang als Notiz oder als Aufgabe abgespeichert werden sollen.
Eine Notiz dient lediglich als Information für andere Mitarbeiter, welche Sie in der Legende oder im
Korrespondenzmanager einsehen können.

Erwarten Sie jedoch eine weitere Bearbeitung oder Antwort des Kunden können Sie dies auch als Aufgabe an andere
Mitarbeiter weitersenden. Klicken Sie auf OK wenn Sie fertig sind

Hier sehen Sie nun Ihr fertiges Dokument. Sie können dies auch nach belieben oft mit einem doppleklick öffnen um
noch einmal etwas nachzulesen oder noch einmal auszudrucken.

Wie kann ich eine empfangene E-mail / gescanntes Dokument zu einem Projekt speichern?

Um ein Dokument oder eine E-Mail im Korrespondenz-Manager zu speichern, öffne zu Erst deinen Korrespondenz-Manager
und suche das gewünschte Projekt unter "Projekt suchen". Nun ziehst du einfach per Drag-und-Drop das gewünschte
Dokument oder E-Mail in den Ordner und es öffnet sich folgendes Fenster:

Hier möchte das Programm wissen, ob es Eingangs- oder Ausgangs Post ist.

Haben Sie dies ausgewählt, fragt Sie das Programm nun ob Sie das Dokument auf dem Computer löschen wollen.

Hier können Sie noch einmal wählen, ob der Vorgang als Notiz oder als Aufgabe abgespeichert werden sollen.
Eine Notiz dient lediglich als Information für andere Mitarbeiter, welche Sie in der Legende oder im
Korrespondenzmanager einsehen können.

Erwarten Sie jedoch eine weitere Bearbeitung oder Antwort des Kunden können Sie dies auch als Aufgabe an andere
Mitarbeiter weitersenden. Klicken Sie auf OK wenn Sie fertig sind

Hier sehen Sie nun Ihr fertiges Dokument. Sie können dies auch nach belieben oft mit einem doppleklick öffnen um
noch einmal etwas nachzulesen oder noch einmal auszudrucken.